Pro Progressio The BSS Forum & Outsourcing Stars Gala

24 czerwca 2021 roku w Warszawie odbyły się dwa kluczowe wydarzenia dla branży nowoczesnych usług dla biznesu organizowane przez Pro Progressio: konferencja The BSS Forum oraz Gala Outsourcing Stars. Agencja marketingowa Riposta odpowiadała za pełną obsługę marketingową tego wydarzenia, tj. koncepcję, key visual, kreację digital, kreację poligraficzną, copywriting, produkcję digital, komunikację oraz koordynację prac z zewnętrznymi partnerami.

Wprowadzenie

Z uwagi na pandemię i wynikające z niej ograniczenia w podróżach międzynarodowych, tegoroczna konferencja The BSS Forum odbyła się w formie on-line. The BSS Forum od zawsze miało charakter międzynarodowy i gromadziła gości oraz prelegentów z całego świata, stąd też, tylko forma on-line mogła zapewnić utrzymanie tej koncepcji.

Warto zaznaczyć również, że Gala Outsourcing Stars była pierwszą biznesową Galą w formule off-line realizowaną tuż po blisko rocznym okresie lockdown’u w obszarze eventowym (planowana jeszcze w czasie obowiązywania większości obostrzeń), co wiązało się z dodatkowymi wyzwaniami, ograniczeniami oraz oczekiwaniami odbiorców.

W efekcie zostało zorganizowane pierwsze tego typu wydarzenie branżowe, łączące wartość merytoryczną oraz uczestników z całego świata z uroczystym charakterem tradycyjnej gali, podczas której zostały nagrodzone najszybciej rozwijające się firmy w roku 2020, a statuetki mogły zostać wręczone osobiście wszystkim reprezentantom tychże firm.

Outsourcing Stars Gala 2021 Outsourcing Stars Gala 2021 Outsourcing Stars Gala 2021

Cele

Cele postawione naszej agencji przez Pro Progressio od samego początku były konkretnie zdefiniowane i brzmiały następująco:

  1. Opracować hasło przewodnie oraz pełną koncepcję marketingową wydarzenia.
  2. Zrealizować wydarzenie w formie hybrydowej: konferencja on-line i gala off-line (warunek konieczny) – pierwsze w takiej formie po lockdown’ie.
  3. Pozyskać minimum 300 uczestników na konferencję The BSS Forum (on-line).
  4. Uzyskać 250 rejestracji na Galę Outsourcing Stars.
  5. Zadbać o odpowiednią promocję partnerów i sponsorów wydarzenia.

Wyzwania

Przy tym projekcie wyzwań było bardzo dużo i jak się okazało, i tak nie wszystkie mogliśmy przewidzieć. W momencie planowania wydarzenia oraz poszczególnych prac związanych z jego realizacją, wiedzieliśmy o następujących czynnikach, które mogą wpłynąć na powodzenie całego przedsięwzięcia:

  1. Pandemia – w czasie, w którym Klient podjął decyzję o realizacji eventu, przepisy pozwalały jedynie na organizację wydarzeń do 50 osób + osoby zaszczepione. Nie były wiadome dalsze decyzje rządu w kwestii luzowania obostrzeń, jednakże oceniając rok 2019, okres wakacyjny i kilka innych czynników, mogliśmy założyć, że nastąpią zmiany w kierunku dla nas pozytywnym. Niezależnie opracowywaliśmy plan B, tj. organizację wydarzenia w innym, powakacyjnym terminie. 
  2. Krótki czas – pierwszy raz zdarzyło nam się pracować w aż tak krótkim czasie przy realizacji tak dużego projektu. Decyzja o organizacji wydarzenia i wyznaczenie jego daty na 24 czerwca 2021 nastąpiła 10 maja 2021 roku, tj. zaledwie 35 dni roboczych wcześniej. Tylko tyle było czasu na zbudowanie harmonogramu prac (Klient + Riposta), opracowanie i realizację działań marketingowych (Riposta), organizację wydarzenia (agencja Fire!), organizację agendy (Klient) oraz pozyskanie prelegentów oraz sponsorów (Klient). Dla porównania dotychczasowe edycje tych wydarzeń realizowane były w okresie minimum 3-miesięcznym. 
  3. Limit gości – ograniczenia dotyczące uczestników konferencji The BSS Forum rozwiązane zostały poprzez przeniesienie wydarzenia do wersji on-line. W przypadku Gali Outsourcing Stars było trudniej i musieliśmy szukać rozwiązań umożliwiających zrealizowanie celu, jakim było zorganizowanie bezpiecznego wydarzenia w tradycyjnej formie dla 250 osób.
    Poza bacznym obserwowaniem zmian w przepisach uchylających poszczególne obostrzenia, postanowione zostało, że Gala będzie miała miejsce w plenerze, a nie w zamkniętym pomieszczeniu. Dodatkowo w formularzu rejestracyjnym na wydarzenie dodano opcję oznaczania, czy dana osoba jest zaszczepiona, czy nie, dzięki czemu mogliśmy na bieżąco monitorować dopuszczalną liczbę gości bez szczepień. Na kilka dni przed wydarzeniem obostrzenia zostały zmodyfikowane i istniała możliwość organizacji wydarzenia dla 150 osób + osoby niezaszczepione, co w naszym przypadku było już zadowalające, gdyż ten warunek spełniliśmy. 
  4. Miejsce – w momencie podejmowania decyzji o organizacji wydarzenia, nie było znane jeszcze jego miejsce. Pierwsze spotkania w tym obszarze zaplanowane były dopiero na kolejne tygodnie. Oznacza to, że całość wydarzenia była planowana, opracowywana i realizowana w warunkach, w których nieznane było jeszcze miejsce samej Gali. Klient miał dwie (podobne) alternatywy, stąd też nie decyzja o finalnym wyborze nie ograniczała prac naszej agencji.
    Wstępna decyzja o miejscu, którym była Elektrownia Powiśle zarządzana przez White Star, pojawiła się 18 maja, zaś finalne potwierdzenie 2 czerwca – zaledwie 22 dni przed samym wydarzeniem! Od tego momentu ruszyły wszelkie prace agencji Fire! odpowiedzialnej za fizyczną organizację tego eventu. Wybór Elektrowni Powiśle obnażył kolejne wyzwania organizacyjne, m.in. ograniczenia co do budowy i zabezpieczenia sceny przed warunkami atmosferycznymi czy też logistykę w miejscu wydarzenia (na cele Gali został wydzielony dziedziniec Elektrowni Powiśle z głównym wejściem i wyjściem do galerii handlowej). W tym zakresie jednak agencja Fire! poradziła sobie wzorowo. 
  5. Pogoda – obecnie ten element jest całkowicie nieprzewidywalny, szczególnie, kiedy wydarzenie planuje się na więcej niż miesiąc. W maju pogoda długoterminowa pokazywała, że czerwiec będzie piękny i słoneczny, ale wiadomym jest, że takich prognoz nie można brać na poważnie. Z tego też powodu postanowiono skorzystać z wielkiego eventowego namiotu ustawionego już wcześniej na dziedzińcu, w którym przewidziano część networkingową, rejestrację oraz catering, a „jedynym” elementem pod gołym niebem miała być scena wraz z gośćmi siedzącymi na krzesełkach i pufach.
    Na wypadek złej pogody zaplanowana była alternatywa w postaci mniejszej sceny (szybko demontowalnej) pod namiotem. Tego typu rozwiązanie okazało się idealne, gdyż 24 czerwca okazał się dniem burzowym i do końca nie wiadomo było, jaka pogoda zastanie nas o godzinie 19.00, w momencie startu wydarzenia. Decyzję o demontażu wewnętrznej sceny podjęto o godzinie 17.30 – zaledwie półtorej godziny przed wydarzeniem.
    Pogoda okazała się łaskawa i w godzinach oficjalnej części wydarzenia, tj. 19.00-22.00 całość mogła być zrealizowana zgodnie z pierwotnym planem, to jest pod gołym niebem, zaś deszcz pojawił się dopiero przy części nieoficjalnej, kiedy goście byli już pod namiotem. 
  6. EURO 2020 – pomimo, że posiadaliśmy wiedzę o rozgrywkach w tym samym miesiącu, co wydarzenie Klienta, nie byliśmy w stanie przewidzieć, w których dokładnie dniach będą mecze, a co najważniejsze, kiedy będzie grała nasza drużyna narodowa. W tym obszarze pojawiły się dwa zagrożenia: pierwsze – to możliwa mniejsza liczba gości, gdyż mogliby wybrać spędzanie czasu w postaci wspólnego oglądania meczu z rodziną czy znajomymi, a drugie – to strefa kibica w Elektrowni Powiśle, co ewentualnie mogłoby w jakiś sposób zakłócić prowadzenie Gali.
    Tu nie mieliśmy planu B – liczyliśmy na szczęście oraz gości, dla których priorytetem – po ponad rocznym przestoju w imprezach branżowych i networkingu – będzie jednak wydarzenie biznesowe, a nie jeden mecz. Okazało się, że jednak wystarczył element szczęścia i mecz, w którym Polska brała udział, odbył się dzień wcześniej. 
  7. Wakacje – wybrana przez Pro Progressio data wydarzenia była mocno graniczna z okresem wakacyjnym, co również zwiększało prawdopodobieństwo mniejszego zainteresowania udziałem w Gali. Tutaj priorytet wyboru wakacji zamiast wydarzenia biznesowego oczywiście nie mógł być nawet brany pod uwagę (wybór raczej prosty), jednakże założyliśmy, że ludzie będą czekać z wyjazdami do zakończenia roku szkolnego, który również w minionym roku był wyjątkowy i stresujący dla wielu osób. Założenia okazały się słuszne.
    W przypadku The BSS Forum, na które można było się zalogować z każdego miejsca na świecie, ten problem nie istniał. 
  8. 3 równoległe i niezależne sesje webinarowe – jedno z wyzwań, na które mieliśmy 100% wpływ, ale i tak wymagało dobrego zaplanowania i organizacji. Można pomyśleć, że organizacja konferencji on-line jest znacznie prostsza niż organizacja tych tradycyjnych, bo odpada cała logistyka związana z budową sceny, cateringu, dotarcia prelegentów, Tak się składa, że jest zupełnie odwrotnie i organizacja wydarzenia, w którym należy zgrać prelegentów z różnych krajów (różnych stref czasowych), posiadających różne konfiguracje komputerów, zabezpieczeń sieci, urządzeń peryferyjnych czy oświetlenia, jest nie lada wyzwaniem. Ponadto całość należy jeszcze przepuścić przez miksery, zadbać o odpowiedni obraz, dźwięk i koordynować transmisję do odbiorców, aby przeszła bez zarzutów. I w naszym przypadku to wszystko miało miejsce potrójnie w jednym czasie – łącznie dla 15 różnych sesji webinarowych i 45 prelegentów.

Core komunikacji

Najważniejszym elementem było wymyślenie odpowiedniego hasła przewodniego wydarzenia, na bazie którego będzie można przygotować pełną strategię marketingową i komunikacyjną, zarówno The BSS Forum, jak i Gali Outsourcing Stars. Hasło miało być też fundamentem pod budowę agendy The BSS Forum wraz z doborem odpowiednich tematów i prelegentów.

Na etapie prac koncepcyjnych nad hasłem przewodnim wydarzenia ustaliliśmy z Klientem, że powinno mieć ono wydźwięk pozytywny, nawiązujący do obecnej sytuacji gospodarczej, tj. lockdown’u, końca pandemii i potrzeby ponownego nawiązywania relacji biznesowych, networkingu.

Spośród kilku propozycji wybrane zostało hasło „Back to the Business”, które wskazywało wprost, jaki jest cel wydarzenia i co będzie na nim poruszane – hasło proste do zapamiętania i w uniwersalnym języku biznesowym, co było kluczowe przy międzynarodowej konferencji.

„Back to the Business” stało się więc bazą do dalszych działań dotyczących The BSS Forum i Gali Outsourcing Stars.

The BSS Forum 2021 - Key Visual

Plan działań

Po ustaleniu hasła przewodniego wydarzenia, mogliśmy przystąpić do dalszych prac, które – przy tak krótkim czasie realizacji projektu – wymagały dokładnego, ambitnego i realnego planu działań. Na prace związane z organizacją i komunikacją całego przedsięwzięcia składały się:

The BSS Forum - materiały promocyjne

Realizacja

Wszystkie prace określone w planie zostały zrealizowane zgodnie z harmonogramem. Plan komunikacji w social media uwzględniał również działania, które pojawią się do dwóch tygodni po wydarzeniu, dzięki czemu komunikacja dotycząca The BSS Forum i Gali Outsourcing Stars nie wygasła tuż po ich realizacji, co jest bardzo często spotykane w przypadku wydarzeń branżowych. Warto tutaj przypomnieć, że jednym z celów Klienta było zadbanie o odpowiednią promocję partnerów i sponsorów wydarzenia, co też musiało zostać uwzględnione na każdym etapie realizacji.

Dużym wyzwaniem w ramach wszystkich działań naszej agencji było uruchomienie strony internetowej wydarzenia. Każdy dzień był tutaj na wagę złota, gdyż brak strony blokował rejestrację na Forum i Galę oraz inne działania promocyjne i komunikacyjne, których zadaniem było kierowanie ruchu na stronę. Nieprzekraczalny deadline uruchomienia strony został ustalony na 8 czerwca 2021 – dwa tygodnie przed wydarzeniem.

Key Visual powstał 18 maja, zaledwie 8 dni od podjętej przez Klienta decyzji o realizacji obu wydarzeń i zleceniu prac nad koncepcją marketingową. Mieliśmy zatem tylko 3 tygodnie na zaprojektowanie, stworzenie i przetestowanie w pełni działającej strony internetowej wraz z systemem CMS i obsługą rejestracji. Oczywiście się udało i strona została uruchomiona 8 czerwca o godzinie 16.00, co automatycznie odblokowało dalsze prace związane z komunikacją The BSS Forum i Gali Outsourcing Stars.

Za pełny koncept wizualny odpowiadała nasza Art Director – Iwona Księżopolska.

The BSS Forum - strona internetowa

Następnego dnia po uruchomieniu strony internetowej, ruszyliśmy ze wspomnianą komunikacją w social mediach, która przy tak krótkim terminie do wydarzenia, była jedynym słusznym wyborem. Działania w social mediach wspierały kampanie banerowe oraz informacyjne na stronach patronów medialnych: OutsourcingPortal, Emerging Europe, Magazyn Rekruter, Outsourcing Journal oraz Real Estate Magazine.

Z uwagi na specyficzną lokalizację, tj. wydzieloną część dziedzińca Elektrowni Powiśle, należało też zadbać o odpowiednie oddzielenie miejsca Gali, które z jednej strony spełni warunki bezpieczeństwa, aby na wydarzeniu byli obecni jedynie zapisani uczestnicy, a z drugiej strony będzie wyglądało odpowiednio dobrze. Czas na wszelkie montaże był dość krótki – ekipa mogła rozpocząć prace dzień przed wydarzeniem. Podobnie sprawa wyglądała z demontażem – pełne posprzątanie po Gali miało zakończyć się następnego dnia.

Takie ograniczenia czasowe umożliwiały zastosowanie jedynie najprostszych rozwiązań z zakresu wydzielania przestrzeni – gotowych płotów siatkowych składających się z modułów o wymiarach 350x200 cm. Rozwiązania te, niestety, nie charakteryzują się estetyką i super designem. Tutaj z pomocą przyszedł jeden ze sponsorów wydarzenia – Wielka Reklama, który w ciągu zaledwie 4 dni od zlecenia prac, przygotował wydruki na całość ogrodzenia – łącznie 241,5 metrów długości. Produkcja obejmowała wydruki 6 różnych wzorów na siatce wraz z oczkowaniem zgodnym z projektem. Tego typu rozwiązanie umożliwiało praktyczne zakrycie nieestetycznego ogrodzenia, które dodatkowo stało się nośnikiem promującym zarówno samo wydarzenie, jak również partnerów i sponsorów przez okres 3 dni.

Outsourcing Stars Gala 2021 Outsourcing Stars Gala 2021 Outsourcing Stars Gala 2021

W dniu wydarzenia po stronie naszej agencji została jedynie koordynacja dot. komunikacji i logistyki oraz prawidłowego zalogowania uczestników do poszczególnych sesji webinarowych. Sama organizacja The BSS Forum oraz Gali Outsourcing Stars była w rękach profesjonalistów z agencji Fire!.

Po wydarzeniu pozostały prace organizacyjne podtrzymujące komunikację, tj. realizacja scenariusza social media, promocja filmu podsumowującego wydarzenie oraz dystrybucja zdjęć i grafik wśród laureatów.

Outsourcing Stars Gala 2021 Outsourcing Stars Gala 2021 Outsourcing Stars Gala 2021

Wyniki

Wszystkie założone przez Klienta cele zostały osiągnięte zgodnie z oczekiwaniami. Na The BSS Forum zarejestrowało się 430 uczestników, co stanowiło 143% realizacji tego celu. Frekwencja podczas Forum (liczba zalogowanych uczestników na różne sesje webinarowe) wyniosła aż 95%, tj. 410 uczestników.

Na Galę Outsourcing Stars zapisało się 250 uczestników (w tym 95 zaszczepionych), co stanowiło 100% realizacji tego celu i było górnym limitem ustalonym przez organizatora. Frekwencja wyniosła rekordowe 96%, tj. 240 uczestników.

Warto tutaj przypomnieć, że rejestracja została udostępniona w momencie uruchomienia strony internetowej 8 czerwca, tj. 16 dni przed wydarzeniem. Pakiet umożliwiający zapisanie się na Galę został wyłączony rano 23 czerwca – tego dnia osiągnięto założony limit uczestników. Przyrost rejestracji rozłożył się mniej więcej równomiernie: w pierwszym tygodniu od uruchomienia strony – na 591 wejść na stronę dokonano 148 rejestracji, co stanowiło aż 25% konwersji.

Łącznie w dwa tygodnie aktywnej rejestracji (8-23 czerwca) strona zanotowała 1622 użytkowników, 8531 odsłon i średni czas trwania sesji na poziomie 4 minut. 430 rejestracji utrzymało zatem konwersję na poziomie nieco ponad 26%.

 

Ponieważ The BSS Forum to konferencja o wymiarze międzynarodowym, należy przytoczyć również dane z tego obszaru. Użytkownicy z Polski stanowili 63% całości, a pozostałe 37% rozłożyło się w głównej mierze na: USA, Holandię, Finlandię, Wielką Brytanię, Niemcy, Francję i Ukrainę. Rozkład osób zarejestrowanych stanowił już 72% (dla Polski) do 28% (dla reszty świata).

Takie statystyki były satysfakcjonujące zarówno dla nas, jak i dla Klienta. Wysoki poziom konwersji, czas trwania sesji oraz tempo przyrostu rejestracji wskazały, że komunikacja była odpowiednio przygotowana i skierowana do właściwej grupy docelowej. Potwierdziła to również potrzeba zamknięcia możliwości rejestracji na Galę Outsourcing Stars z uwagi na osiągnięty maksymalny limit uczestników.

Komunikację dotyczącą wydarzeń zakończyliśmy 14 lipca, tj. 3 tygodnie po wydarzeniu. Te trzy tygodnie, tylko na oficjalnym profilu Pro Progressio na LinkedIn dały zasięg 83 507 odsłon i 1359 reakcji. Całkowity zasięg komunikacji (9 czerwca – 14 lipca) na oficjalnym profilu Pro Progressio na LinkedIn wyniósł 107 864 i 1658 reakcji. Te wyniki również potwierdziły nasze założenia przyjęte przy budowie strategii dotyczącej komunikacji w social media.

Po tygodniu od wydarzenia przeanalizowaliśmy również łączną liczbę wzmianek, reakcji i zasięgów w mediach społecznościowych (LinkedIn i Facebook). Poza oficjalnym profilem Pro Progressio, którego dane zostały przytoczone powyżej, w okresie zaledwie 7 dni od wydarzenia pojawiło się 101 postów, które wygenerowały zasięg 188 532 odsłon, 6863 reakcje (w tym 658 komentarzy).

Podsumowanie

Tegoroczna edycja The BSS Forum i Gali Outsourcing Stars wiązała się z wieloma wyzwaniami, z którymi nie mieliśmy okazji spotkać się przy okazji wcześniejszych wydarzeń. Okres pandemiczny, niepewność co do nastawienia uczestników, nowa (hybrydowa) forma wydarzenia, pierwsza biznesowa gala w tradycyjnej formule po ponad roku przestoju w branży i przede wszystkim wyjątkowo krótki czas realizacji – to wszystko powodowało, że projekt ten nie będzie należał do najłatwiejszych.

Nie bez powodu jednak nasza agencja nosi dumnie nazwę Riposta i za każdym razem stara się to udowodnić swoimi działaniami. Trudny projekt, ale zrealizowany zgodnie z założeniami i celami postawionymi przez Klienta. Doskonała współpraca z partnerami (agencja Fire! i Wielka Reklama) dały poczucie komfortu, że wszystkie działania zostaną odpowiednio i terminowo zrealizowane.

Tradycyjnie wyciągnęliśmy wnioski, co można zrobić lepiej, czy inaczej,  i na co zwrócić uwagę przy podobnych realizacjach w przyszłości. Kolejny projekt trafia do portfolio, a my nastawiamy się na rok 2022 i obsługę marketingową kolejnej edycji The BSS Forum i Gali Outsourcing Stars.

Gala Outsourcing Stars 2021 Gala Outsourcing Stars 2021 Gala Outsourcing Stars 2021 Gala Outsourcing Stars 2021 Gala Outsourcing Stars 2021 Gala Outsourcing Stars 2021

 

***

Klient: Pro Progressio

Zakres prac: koncepcja, key visual, kreacja digital, kreacja poligraficzna, copywriting, produkcja digital, produkcja poligraficzna, komunikacja, prowadzenie projektu, koordynacja prac z zewnętrznymi partnerami.

Partnerzy: Agencja Fire!, Wielka Reklama, White Star (Elektrownia Powiśle)

Czas realizacji: 35 dni (od decyzji o przedsięwzięciu)

Termin wydarzenia: 24 czerwca 2021

Zobacz portfolio Wróć do góry